Od 1 grudnia 2018 roku nastąpią istotne zmiany w zasadach wystawiania zwolnień lekarskich. Lekarze będą wystawiać zwolnienia tylko przez platformę e-ZLA, która przekaże natychmiast informacje do ZUS o zwolnieniu pracownika.
W związku z tym pracownik nie ma już obowiązku osobistego przekazywania zwolnienia lekarskiego w formie papierowej pracodawcy. Jednocześnie pracodawca może się natychmiast zostać powiadomiony o czasie nieobecności chorobowej pracownika.
System ma uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów. Jednakże sytuacja wymaga, aby każdy pracodawca założył sobie konto PUE na platformie ZUS, co początkowo może stanowić techniczny problem.
Na razie nie każdy przedsiębiorca musi posiadać profil PUE, ale z naszego doświadczenia wynika, że warto, ponieważ poprzez platformę elektroniczną ZUS można załatwić wiele ważnych spraw.
Zatem nie musimy od razu rejestrować się na platformie PUE, jeśli nie zatrudniamy pracownika. W przypadku zatrudnienia nowych pracowników musimy poinformować ich na piśmie, że nie posiadamy profilu PUE i każdorazowo pracownik musi dostarczyć w wersji papierowej wydruk e-ZLA, który wystawił mu lekarz.
Jednakże, jeśli zatrudniamy ponad 5 pracowników, to posiadanie profilu PUE jest naszym obowiązkiem, z którego nie możemy zrezygnować.
Jak tego dokonać i jak pobrać informację o zwolnieniach pracowniczych?
Postaramy się Państwu przedstawić w poszczególnych krokach, jak zrealizować założenie profilu PUE na platformie ZUS:
1. Do założenia i zarejestrowania profilu PUE będziemy musieli posiadać jeden z dopuszczalnych systemów podpisywania dokumentów. Jest to wymagane, aby dokumenty składane do ZUS posiadały ważność i były uwiarygodnione. ZUS oferuje również możliwość zarejestrowania się na platformie poprzez możliwość uwiarygodnienia poprzez bankowość elektroniczną, ale ilość banków współpracujących na tym poziomie z ZUS jest jeszcze niewielka.
2. Do posiadania możliwości podpisywania dokumentów potrzebujemy posiadać Profil Zaufany ePUAP, albo Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Posiadanie jednego z nich jest bardzo przydatne, ponieważ coraz większą ilość spraw formalnych z urzędami możemy załatwiać posiadając możliwości podpisywania dokumentów. Jaka jest różnica?
- ePUAP jest profilem, który możemy sobie wyrobić w ciągu 1 dnia. Jest bezpłatny.
- Kwalifikowany Podpis Elektroniczny wymaga wyrobienia sobie karty (wyglądająca jak kredytowa), oraz posiadania urządzenia umożliwiającego podłączenie i odczytanie tej karty przez komputer. Wyrobienie takiej karty, ważnej przez 2 lata , trwa około tygodnia i kosztuje około 350zł. Więcej szczegółów na przykładowej stronie Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir
3. Potrzebujemy zatem posiadanie podpisu ePUAP. W kilku krokach przedstawiamy jak wyrobić sobie taki podpis:
- Wchodzimy na stronę ePUAP.
- W prawym górnym rogu znajdujemy przycisk „Zarejestruj się”, który należy kliknąć.
- Pojawi się strona z formularzem do wypełnienia. Po szczegółowym podaniu informacji należy zaznaczyć wyrażenie zgody na regulamin i kliknąć przycisk „Zarejestruj się”. Co jest ważne, należy podać numer telefonu komórkowego, z którego korzystamy na bieżąco, ponieważ będą na niego przychodziły kody, które będziemy musieli przepisać na stronę podczas podpisywania dokumentów.
- Postępować zgodnie z instrukcją i dalszymi możliwościami potwierdzenia profilu ePUAP. Możliwe jest, aby przez bankowość elektroniczną natychmiast potwierdzić zgłoszenie do ePUAP lub z odpowiednim drukiem i dowodem osobistym udać się do najbliższego Urzędu Skarbowego, gdzie wyznaczona osoba natychmiast potwierdzi ważność ePUAP. W każdym urzędzie jest dobrze widoczna informacja, w którym pokoju zajmują się tymi sprawami.
4. Posiadając już ePUAP lub kartę z Kwalifikowanym Podpisem Elektronicznym możemy przystąpić do rejestracji profilu PUE ZUS. Poniżej przedstawiamy krok po kroku jak to wykonać:
5. Wejść na stronę ZUS
6. Po prawej mamy blok umożliwiający zalogowanie się lub rejestrację do PUE. Wybieramy „Zarejestruj się”
7. Po wybraniu rejestracji musimy wybrać, czy chcemy zarejestrować się jako przedsiębiorca, czy też jako Firma posiadająca osobowość prawną czyli spółki z o.o. i inne. Przy wyborze przedsiębiorcy mamy do wyboru sposób rejestracji przez ePUAP albo Kwalifikowany Podpis Elektroniczny (czyli kartę szyfrującą).
8. Po prawidłowym zalogowaniu się na stronie ePUAP, program przeniesie nas na stronie PUE, gdzie należy postępować zgodnie z ich wskazówkami.
9. Po zakończeniu procedury rejestracji na Platformie PUE, możemy wejść do niej wybierając z głównej strony ZUS logowanie przez profil zaufany. Po zalogowaniu się, dostajemy się na platformę PUE.
10. Po lewej stronie działu ePłatnik znajdziemy i naciskamy przycisk „Rejestr ubezpieczonych. Ubezpieczeni u płatnika” . Wysuną się dodatkowe przyciski, wśród których znajdziemy „Zaświadczenia lekarskie ubezp.”
11. Po kliknięciu na ten przycisk wyświetlą się wszystkie zwolnienia lekarskie wystawione dla pracowników. Możemy zaznaczyć nowe zwolnienia i je wydrukować.
12. Aby zobaczyć zwolnienie ze wszelkimi szczegółami należy zaznaczyć właściwe a następnie kliknąć przycisk “Dane zaświadczenia”. Tam można je dopiero wydrukować. Wydrukowane zwolnienia należy przekazać do księgowości, ponieważ mają wpływ na przygotowywaną listę płac i wynagrodzenie pracownika lub wysokość składek ZUS dla pracodawcy.
W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt z infolinią ZUS lub pomocą na ich stronie.
